comment envoyer des courriels sécurisés

Comment échanger des informations de manière sécurisée : au-delà de l’email.

Avouons-le ! L’email est utilisé à plus de 90% pour échanger des données, des fichiers…et des mots de passe. Ce n’est absolument pas un système sécurisé naturellement. Il est simple et pratique mais il est important de bien cerner la pertinence de son utilisation.

Le piratage des emails : une pratique courante

Le piratage des boites emails est quand même quelque chose de fréquent. Il faut bien l’avoir en tête…qui n’a pas reçu un faux email ? Ce fameux email du PDG de la boite qui vous demande de faire un virement urgent ! Qui n’a pas eu cette pièce jointe rigolote qui en fait contenait un virus…qui ensuite crypte l’ensemble des données de votre serveur de fichiers ?? On pourrait continuer longtemps : il y’a beaucoup d’anecdotes sur le sujet.

L'utilisation de l'email et le destinataire

Remettons l’église au milieu du village : l’email est avant tout un moyen de communication…parmi d’autres !

L’email est parfait pour faire un compte-rendu simple, un suivi, compléter des informations. Cependant, ce n’est pas le moyen techniquement le plus sécurisé pour envoyer des documents avec des données confidentielles.  

Pourquoi ?

D’abord parce qu’on difficilement être certain que la personne a qui vous avez envoyé l’information est bien la véritable personne qui est censée l’ouvrir. Il y’a bien entendu des solutions techniques qui pourraient aider mais, soyons clairs, la majorité des entreprises (et surtout des TPE/PME) ne connaissent pas ces outils ou n’ont pas le temps de les connaitre !

…ensuite parce qu’un email reçu par quelqu’un peut ensuite être envoyé librement à quelqu’un d’autre de non concerné. Cela signifie donc que vous acceptez « implicitement » que cela peut être diffusé par ailleurs.

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Pour mieux cerner la sécurité de vos informations

Une solution existant : le cloud privé

Il s’agit avant tout de prendre des précautions et de mettre en place des solutions simples de partage de document. L’email sera ensuite utilisé uniquement pour dire, le cas échéant, à la personne que l’on a déposé tel document dans un endroit particulier … sécurisé évidemment !

EVEIL DIGITAL propose souvent de mettre en place des solutions de cloud privé pour sécuriser ces échanges. Petit détour au passage : nous ferons prochainement un article sur les cloud publics (dropbox, google, onedrive, etc…) pour alerter sur les avantages et inconvénients de ces plateformes.

En effet, avec une plateforme de cloud privé vous maitrisez qui y a accès et quand ! C’est déjà un bon point par rapport à l’email. Ainsi vous aurez progressé en termes de sécurité…et en bonus, votre boite mail vous diras merci car elle se trouvera allégée de la taille du document. Bien sûr l’inconvénient est qu’il convient de gérer des accès et donner des identifiants à un interlocuteur extérieur mais cela ne vaut-il pas la peine quand des documents confidentiels doivent être protégées ?

Le poids des habitudes

Vous commencez à percevoir que c’est finalement assez simple. OUI c’est simple ! MAIS…MAIS..en fait le problème n’est pas technique : c’est le poids des habitudes ! C’est quand même plus rapide et facile d’envoyer par mail ! Donc oui, pour communiquer de manière sécuriser, il convient avant tout de passer du temps à sensibiliser, à former l’ensemble des collaborateurs (et la direction en premier !).

C’est pourquoi EVEIL DIGITAL préconise des prestations courtes avec des outils pédagogiques simples pour aider les entreprises à communiquer de manière sécurisé.