pourquoi votre entreprise a besoin d'office 365

Office 365 : Comment bien exploiter son large panel de solutions

Un large panel d'outils

Office 365 est une formidable boite à outils ! Ce n’est pas seulement la mise à disposition des fameux outils bureautiques comme Word, Excel, Powerpoint, Etc… c’est avant tout un écosystème. En effet, quand vous vous penchez sur le détail de l’offre vous trouverez d’innombrables outils. Parmi les plus connus , vous trouverez : Sharepoint/Onedrive, Teams/Skype, Exchange (pour l’email). Mais aussi bien d’autres, bien moins connu : « Delve » (on y reviendra, c’est plus ou moins une bonne surprise), mais aussi « planner », « yammer », « onenote », « Sway », Etc… En tout près de 26 applications ! De quoi y perdre son latin. C’est normal : la grande majorité des utilisateurs n’a aucune idée de ce vaste choix. De plus en entreprise, seuls les services les plus connus sont déployés.

Un problème de fond : sans administrateur(s) informaticien d'Office 365, point de salut !

Et oui ! La plupart des outils présents nécessitent une prestation de mise en oeuvre. Ce qui complique singulièrement l’utilisation ! Il est indispensable d’avoir du personnel technique qualifié connaissant bien les briques proposées par Microsoft pour en assurer le bon déploiement. Autant dire qu’en TPE, PME , sans prestataire extérieur, c’est impossible.

Illustrons ce propose par un cas concret. Parlons d’une des briques majeurs de cette suite Office 365 : Exchange (la messagerie de microsoft, concurrent du fameux GMAIL de google). Tout l’enjeu réside dans une mise en oeuvre rigoureuse et prudente. En effet, nombre de clients on eu des déboires lors du changement de messagerie : transfert de boites de boites emails trop grosses qui surchargent la ligne internet, reconfiguration mal maitrisée du client outlook, etc…Plus l’organisation est grosse plus la migration doit être étudiée pas à pas. Il ne faut pas oublier un fait majeur : l’email est devenu l’axe principal de communication…donc toute interruption ou perturbation impliquera inéluctablement une grogne des utilisateurs et plus particulièrement des VIP. Donc non seulement il s’agit de bien maitriser techniquement le projet mais aussi et avant tout il s’agit de bien communiquer.

2ème exemple : Delve. Ah ! Delve ! Que dire….c’est toujours un grand moment quand on fait découvrir au client la formidable « puissance » (avec des très gros guillemets) de cet outil. Situons d’abord ce que c’est. Delve montre toutes les informations disponibles sur la plateforme Office 365. Autrement dit, tous les documents que vous mettez sont potentiellement montrés par Delve.  Jusque là pourquoi pas…rien de mal ! Sauf que, bien souvent, cela révèle des documents confidentiels. On a souvent vu des clients se décomposer quand ils voient des documents RH ultra confidentiels apparaitrent ! Pour éviter de telles déconvenues, il est urgent de se pencher sur les paramètres de confidentialité de TOUTE la plateforme Office 365 :

  • En premier lieu,  il est indispensable de régler le niveau d’analyse de DELVE.
  • Ensuite, il est nécessaire de passer en revue les dossiers et les fichiers que vous partagez dans « onedrive ».

3ème et dernier exemple : Sharepoint ! En tout honnêteté, c’est le ponpon de la complexité ! Prévoyez un administrateur spécialisé. De plus, au niveau de l’appropriation par les utilisateurs…vous m’en direz des nouvelles. Bien souvent, cela requiert des formations spécifiques. Pour avoir formé des personnes dans une grande entreprise, on peut vous dire que dés le lendemain de la formation, ces mêmes personnes ont eu des difficultés à mettre en oeuvre l’ensemble des points traités.

On voit donc que finalement rien n’est simple…

Office 365 pour les TPE/PME

Mais alors ? « Finalement … J’en fais quoi, moi, d’Office 365 ? »

Réponse à la « normande » : ça dépend de votre taille d’entreprise, de vos ressources….et de vos besoins !

Tout d’abord, l’utilisation optimale de la plateforme nécessite quand même d’être une entreprise de 20 collaborateurs. En dessous, c’est un peu avoir une voiture de luxe avec toutes les options mais sans jamais avoir les moyens de l’entretenir et de la piloter correctement. Les ressources financières et humaines sont aussi directement liées à la taille de l’entreprise.

La seule approche valable pour utiliser Office 365 c’est uniquement d’utiliser les « briques » utiles..et gérables de manière « réaliste ». De notre point de vue, la mise en place d’une messagerie avec Office 365 est le premier élément à réaliser. Quand vous êtes une TPE/PME, soyez rassurés, une migration vers Office 365 se fait assez facilement.

Autre élément facile à mettre en oeuvre : Teams. Parfait pour la collaboration « informelle », mais avec un effet de seuil : totalement inutile si vous avez moins de 10 collaborateurs. Pour rappel, Teams est un espace d’échange collabiratif (du « chat » comme disent les experts) pour fluidifier la circulation de l’information. L’important dans « Teams » n’est pas tant l’aspect technique, que l’aspect animation. En effet, sans animation, point d’efficacité…et le risque sera grand de voir cet outil tourner à des échanges à faible valeur ajoutée, genre « Vous mangez quand ? »….

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L'utilisation de l'outil Sharepoint

Et Sharepoint ? ça a l’air bien… »on » m’en parle tout le temps

Effectivement Sharepoint est un outil très connu et très utilisé dans les grandes sociétés. Sharepoint est valorisé comme étant un outil « collaboratif » et un outil de gestion documentaire. Selon nous, on pourrait simplement le qualifier d’outil de gestion documentaire partagé. On retire volontairement le mot « collaboratif » car , concrètement, tous les utilisateurs abandonnent rapidement de « collaborer » sur du sharepoint, tellement cela leur donne une impression d’usine à gaz.

….On confirme ! C’EST UNE USINE A GAZ ! Comme indiqué plus haut, cela nécessite beaucoup de compétences de la part des administrateurs techniques et de la part des utilisateurs . Pour nous, cela devient un contre-sens. Tout outil collaboratif doit réellement être un facilitateur de la collaboration. Il y’a d’autres alternatives..mais nous y reviendrons en détail prochainement.

En conclusion : Office 365 oui ... mais modéremment selon vos besoins

Rentrer dans l’écosystème Microsoft a parfois quelque chose de rassurant pour les entreprises…mais aussi cela a comme contre partie des coûts rapidement exponentiels et une complexité de mise en oeuvre. Pour utiliser au mieux la plateforme, il faut rester simple ! Concentrez vous sur deux points :

– La gestion de la suite bureautique

– La gestion des emails

…et tenez-vous en là ! Le reste est à découvrir au pas à pas et guidé par vos besoins concrets et immédiats. Ne cédez pas aux sirènes de « la boite à tout faire » qu’est Office 365. 

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