Comment travailler efficacement ensemble grâce au numérique

Définition du travail collaboratif

Qu’est que recouvre cette notion de travail collaboratif ?

Petit préambule : Ayant bien évidemment regardé les définitions que l’on trouve sur Internet (notamment celle de Wikipedia), on a préféré vous présenter ce qui nous parait important dans cette notion.

C’est avant tout un mode de travail qui repose sur la collaboration entre plusieurs personnes issues éventuellement de différentes organisations (internes ou externes à l’entreprise). Vous allez me dire que ça s’appelle du travail d’équipe ! Oui..mais pas tout à fait :

  • Oui : car effectivement il y’a une notion de collectif. Les équipes travaillent par définition ensemble.
  • Mais pas tout à fait : car cela peut dépasser les organisations traditionnelles (souvent silotées) et aller plus loin. C’est avant tout un état d’esprit. La notion de hiérarchie et de chef d’équipe ou chef de projet n’est pas vraiment au centre. Il s’agit avant tout de générer de l’émulsion entre les membres. Ce n’est pas un découpage séquentiel de tâches que l’on attribue aux uns et aux autres.

Avant tout, le « travail collaboratif » s’appuie en premier lieu sur les outils informatiques. On va en parler plus largement dans cet article car c’est là où le bât blesse ! On verra aussi que les aspects culturels sont fondamentaux.

Notre définition du travail collaboratif

En résumé, voici notre définition : le travail collaboratif est une modalité de travail en équipe animé par des outils informatiques facilitant l’émergence et la co-construction d’éléments répondant à un ou plusieurs objectifs.

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Une problématique à la mode mais souvent mal adressée : Outil vs Gestion du changement

Le travail dit « collaboratif » est un concept à la mode : Il fait l’objet de nombreux livres, d’articles et de débats sur les réseaux sociaux. Il prend différentes formes avec la notion d’intelligence collective, d’accompagnement d’équipes, etc..

Sur la base de la définition citée ci-dessus, énormément d’entreprises font du « collaboratif » en prenant l’angle des outils informatiques.

L’approche centrée sur l’outil informatique : une voie vouée à l’echec

Elles achètent d’abord un super outil, très connu et dont tout le monde en parle en espérant que…hop…ça y’est tous les collaborateurs de l’entreprise vont « enfin » collaborer. L’outil a ainsi une fonction presque « magique » ! Hors évidemment cela ne marche pas ! Pour plusieurs raisons :

  • Un outil reste un outil : un outil ne fournit pas naturellement de sujet de collaboration. Il doit rester au service d’objectifs et de sujets de collaboration.
  • La culture d’entreprise : Si l’entreprise a une culture très hiérarchique, très silotée : pas de mode projet (ou peu), un mode de communication descendante..ce n’est même pas la peine de prendre un outil ! C’est le premier point sur lequel il est nécessaire de s’interroger.

J’ai le souvenir d’une grande PME dans l’agro-alimentaire qui investissait plus de 100000€ par euros dans une infrastructure informatique collaborative très connue : Allez….j’ose ! C’est Sharepoint. Or dans cette entreprise, la culture était très silotée et la communication uniquement descendante. Le projet de déploiement de Sharepoint a patiné pendant plus de 5 ans et ce , malgré les efforts de la chef de projet. Résultat : il a plus été utilisé en tant que serveur de fichier plutôt que pour faciliter le partage de documents. De plus, Sharepoint n’est pas un outil facile à appréhender. De mon point de vue il n’était un facilitateur. Il a de très bonnes qualités mais pas la vertue de la simplicité. De nombreux autres collègues qui ont eu aussi à gérer Sharepoint dans d’autres entreprises ont aussi ce retour d’expérience.

La gestion du changement est au coeur d’une démarche efficace

La gestion du changement est au coeur ! Point de salut sans adopter une démarche d’accompagnement au changement. Le travail collaboratif ne se décrète pas et encore moins via un outil.

De plus, prendre l’axe outil en premier c’est prendre le risque d’investir financièrement pour rien dans un outil et d’autre part de décridibiliser la direction sur la façon dont ils veulent faire travailler ensemble leurs collaborateurs. Bref, cela devient même contre-productif !

Logiquement les éditeurs de solutions informatiques vont surtout valoriser l’exceptionnelle qualité de leurs outils.

Nous insistons donc particulièrement sur une démarche opérationnelle qui consiste à analyser et à valoriser les modes de travail actuels des collaborateurs pour ensuite les faire évoluer….et pour aider à cette évolution, on introduit un outil adapté.On se centre énormément sur l’humain. L’outil restant bien à sa place : en support. Par ailleurs, dans la sélection d’outil, il est important de trouver celui qui sera véritablement facilitant.

Engagement et contributions

Le collaboratif 3.0 : l’animateur au centre

Du coup, compte tenu de ce concept de travail collaboratif qui devient un peu fourre-tout, on préfère valoriser une approche centrée autour de l’engagement et de la contributions des personnes.En effet, comme relevé précédemment, il s’agit avant tout de remettre l’humain au coeur de la démarche :

Pour qu’il y’ait une véritable collaboration; efficace et utile; le rôle de l’animateur est primordial. N’espérez pas que les personnes collaborent naturellement ensemble ! Un animateur doit « challenger », solliciter, motiver, impliquer les personnes pour qu’il y’ait cette démarche d’élaborer des contenus et des actions collectivement. C’est lui aussi qui saura s’interroger pourquoi tel sujet est plus ou moins vivant. Il saura ainsi valoriser les éléments qui rassemblent ou a contrario il saura détecter les points de divergences.

Parlons quand-même outil : zoom sur une solution innovante

Bien sûr, le numérique reste quand même un levier puissant pour faire du collaboratif 3.0 une véritable source de productivité.

Fort des constats précédents et fort de notre expérience d’outils informatiques « usines à gaz », nous avons cherché une solution simple et efficace. Chez Eveil Digital on est très fier d’avoir trouvé la plateforme Kolivi. On a eu un gros coeur et c’est devenu un outil quotidien que l’on propose à nos clients et que l’on fait vivre à nos clients et partenaires.

On utilise souvent le terme de co-élaboration :

C’est un outil qui est très simple… tellement, que les personnes ont juste pour objectif d’amender et d’enrichir des contenus mis sur cette plateforme. Peu importe la mise en forme, l’objectif est que les gens tapent et saisissent du texte pour faire évoluer les contenus proposer..et même pour en proposer des nouveaux.

Nous avons développés beaucoup de cas d’usages autour de cette plateforme :

  • monRGPD.online : pour permettre aux membres d’une entreprise d’être impliqué dans la co-élaboration des documents de la conformité
  • contributions citoyennes : pour permettre aux acteurs politiques de véritablement engager leurs concitoyens dans l’élaboration de leur programme ou actions politiques
  • Référentiel de savoir-faire : pour permettre à l’ensemble des membres d’une entreprise d’enrichir des procédures.
  • Etc…

A chaque rencontre, notre imagination bouillonne et nous sommes capables de pouvoir mettre en place des solutions rapides autour de cette plateforme.

On ose même dire que mettons en place une solution collaborative véritablement porteuse de ROI (retour sur investissement) : Vos collaborateurs ne perdent plus de temps à maîtriser et à prendre en main un outil. En moins de 5 minutes ils sont efficaces ! Reste à l’animateur de jouer son rôle ! Du point de vue de l’entreprise, vous pilotez l’engagement de vos collaborateurs en voyant quels sont les sujets , les thématiques, les pages les plus vivantes.

On articule aussi cette plateforme avec des solutions existantes de partage de fichier afin que la matière vivante reste sur le « kolivi » et la matière un peu plus statique (que l’on veut partager en extérieur mais sans intention de demander des modifications par exemple) sur des systèmes plus traditionnels comme : OneDrive, Sharepoint (et oui ! ça peut-être utile en complément), Google Drive, Dropbox,.

Par ailleurs, comme nous sommes fortement attachés à la notion de RGPD, nous valorisons aussi la solution open-source NEXTCLOUD pour être une alternatives aux grands ténors précédemment cités.

Nos solutions

Pour rentrer dans l’ère de la véritable efficacité collective, nous vous proposons des accompagnements opérationnels centrés sur l’humain avec des outils comme Kolivi et Nextcloud qui sont facilitant.