télétravail zen

Télétravail - structurez et gérez la 2ème vague sereinement

Ca y’est ! La 2ème vague de la crise sanitaire est arrivée ! Le télétravail s’impose !

Aucun doute sur ce sujet ! Puisque notre cher gouvernement nous a même reconfiné depuis ce vendredi 30/10/2020 à partir de 00h00.

La prescription du télétravail en tant que mode d’organisation compatible avec la gestion de la crise a évolué en 3 grandes étapes :

  • Depuis le 11 mai : optionnel mais souhaité
  • Depuis septembre : fortement recommandé
  • Depuis fin octobre : Branle-bas de combat ! 5 jours sur 5 !

Donc pas le choix ! Les entreprises se doivent d’organiser le télétravail. Plusieurs niveaux doivent être traités pour que une efficacité optimale.

Aspects technologique du télétravail

Les outils de base

4 grandes catégories primordiales de solutions sont à prendre en compte :

  1. Le poste de travail nomade : l’ordinateur portable
  2. La messagerie électronique
  3. Un système de partage de fichiers
  4. Une bonne ligne internet !

L’ordinateur portable est bien évidemment le premier élément du travail à distance. Donc tous ceux qui ont un ordinateur fixe devront évoluer vers un ordinateur portable. Il doit être bien rapide, configuré correctement, sécurisé , disposer de webcam et de micro performant. Comptez environ 1000€ HT pour du matériel de qualité…et qui durera dans le temps.

La messagerie électronique , pour les TPE, PME, est souvent « simple » et assez peu sécurisée…or c’est vraiment le point clé à gérer. Ce n’est vraiment pas compliqué et ça fait progresser en même temps l’entreprise sur les risques de cyber attaques.

Un système de partage de fichiers est rapidement nécessaire dés que l’entreprise a plus de 3 collaborateurs. Ce sujet est fondamental pour fluidifier les échanges internes et même cela peut aussi ouvrir des possibilités de partage avec des clients et/ou des partenaires. Bien entendu, impossible d’oublier la gestion de la sécurité de ces données et une bonne gestion des habilitations. Sur ce dernier point, on insiste particulièrement : un stagiaire n’est pas censé accéder à tous les fichiers de l’entreprise ! Une gestion des droits est absolument vitale pour votre organisation.

Dernier élément : la ligne internet. Sans ligne internet, pas de travail à distance. L’idéal est d’avoir la fibre mais attention parfois mieux vaut une bonne ligne ADSL qu’une mauvaise fibre. Malheureusement la qualité dépendra essentiellement de votre lieu d’habitation. A défaut, un accès 4G peut être aussi une solution intéressante.

Des solutions pour mieux collaborer

Au-delà des deux précédentes briques, rapidement, l’enjeu consiste à fluidifier la circulation de l’information. Il est alors indispensable de se pencher sur des solutions collaboratives simples et efficaces.

De nombreuses solutions existent MAIS avant de se précipiter sur telle ou telle plateforme, il est indispensable de valider le côté opérationnel :  vos collaborateurs doivent pouvoir comprendre et utiliser la plateforme en moins de 30 minutes  et avec un minimum de formation. L’ergonomie de l’outil est donc au coeur mais aussi sa simplicité : méfiez-vous des solutions qui vous proposent 50000 fonctions extraordinaires…

Notre conseil : faites un point sur vos pratiques de travail interne, sur le niveau de maturité numérique de vos équipes et sur les outils couramment utilisés (dont excel et Word à ne pas douter…).Eveil Digital propose un audit flash en moins d’1h pour vous donner les premiers axes..et par la suite, un audit plus complet avec des interviews métiers permettra d’aller plus loin sur le cadrage de ce genre de solutions.

Attention à la sécurité !

La sécurité des données et des flux d’informations est un point important.  Deux niveaux :

  1. Vous devez mettre en place des outils de sécurité sur les postes de travail et sur les composants de votre système d’information qui permettent l’échange de données.
  2. Et surtout, vous devez formez les collaborateurs : « Toto2021 » n’est pas un mot de passe sécurisé ! Télécharger des powerpoint rigolo peut avoir des conséquences, etc…
sécurisation système d'information et sécurité numérique

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Aspects organisationnels

Cependant, le télétravail n’est pas uniquement une histoire de technologies. Cela bouleverse l’organisation et le mode de fonctionnement de l’entreprise. Par nature, les outils sont utilisés par des collaborateurs humains…et donc il faut en tenir compte !

L’humain au coeur du télétravail : un projet de changement

Les données de l’entreprise sont traitées, analysées et valorisées par les collaborateurs : c’est indéniable. C’est pourquoi, il est primordial que chacun puisse voir le bénéfice opérationnel immédiat des outils de télétravail. Autrement dit, il faut faire de la gestion du changement.

Il y’a différentes approches en la matière…la meilleure étant d’impliquer et de consulter les personnes dans la sélection et la mise en place des outils. Même sans faire cela, il est important de former et de prendre le temps d’expliquer l’utilisation efficace des solutions.
Si on s’attarde sur l’aspect système de partage de fichier, l’une des question primordiale est l’organisation même des données. Cela doit être défini ensemble de façon à ce que tout le monde trouve rapidement l’information. C’est la garantie que votre système soit utilisé…et alimenté !

Le juridique…un cadre nécessaire

Dans le contexte actuel, le droit autour du télétravail évolue à vitesse grand V. Les syndicats patronaux et salariaux sont en cours de discussion pour établir le cadre d’accords de branche.

Mais sans attendre, vous pouvez tout simplement définir une charte et la faire signer par l’ensemble des collaborateurs. Un avocat peut vous aider pour établir cette charte.