Et oui ! La plupart des outils présents nécessitent une prestation de mise en oeuvre. Ce qui complique singulièrement l’utilisation ! Il est indispensable d’avoir du personnel technique qualifié connaissant bien les briques proposées par Microsoft pour en assurer le bon déploiement. Autant dire qu’en TPE, PME , sans prestataire extérieur, c’est impossible. 

L’exemple d’Exchange et sa migration 

Illustrons ce propose par un cas concret. Parlons d’une des briques majeurs de cette suite Office 365 : Exchange (la messagerie de microsoft, concurrent du fameux GMAIL de google). Tout l’enjeu réside dans une mise en oeuvre rigoureuse et prudente. En effet, nombre de clients on eu des déboires lors du changement de messagerie : transfert de boites de boites emails trop grosses qui surchargent la ligne internet, reconfiguration mal maitrisée du client outlook, etc…Plus l’organisation est grosse plus la migration doit être étudiée pas à pas. Il ne faut pas oublier un fait majeur : l’email est devenu l’axe principal de communication…donc toute interruption ou perturbation impliquera inéluctablement une grogne des utilisateurs et plus particulièrement des VIP. Donc non seulement il s’agit de bien maitriser techniquement le projet mais aussi et avant tout il s’agit de bien communiquer.

L’utilisation Delve et la confidentialité des fichiers

2ème exemple : Delve. Ah ! Delve ! Que dire….c’est toujours un grand moment quand on fait découvrir au client la formidable « puissance » (avec des très gros guillemets) de cet outil. Situons d’abord ce que c’est. Delve montre toutes les informations disponibles sur la plateforme Office 365. Autrement dit, tous les documents que vous mettez sont potentiellement montrés par Delve.  Jusque là pourquoi pas…rien de mal ! Sauf que, bien souvent, cela révèle des documents confidentiels. On a souvent vu des clients se décomposer quand ils voient des documents RH ultra confidentiels apparaitrent ! Pour éviter de telles déconvenues, il est urgent de se pencher sur les paramètres de confidentialité de TOUTE la plateforme Office 365 :

• En premier lieu,  il est indispensable de régler le niveau d’analyse de DELVE.
• Ensuite, il est nécessaire de passer en revue les dossiers et les fichiers que vous partagez dans « onedrive ».

Sharepoint et le manque de formation

3ème et dernier exemple : Sharepoint ! En tout honnêteté, c’est le ponpon de la complexité ! Prévoyez un administrateur spécialisé. De plus, au niveau de l’appropriation par les utilisateurs…vous m’en direz des nouvelles. Bien souvent, cela requiert des formations spécifiques. Pour avoir formé des personnes dans une grande entreprise, on peut vous dire que dés le lendemain de la formation, ces mêmes personnes ont eu des difficultés à mettre en oeuvre l’ensemble des points traités.

On voit donc que finalement rien n’est simple…